به جهت رعایت اصول علمی و انجام کار به صورت برنامه ریزی شده ، فعالیت های مختلف شناسائی و برای انجام هر کدام فرجه زمانی لازم تعیین وسپس به روش CPM برنامه ریزی و کنترل گردید. نمودار مربوطه در شکل شماره ۱ آمده است.

همانگونه که در شکل مشاهده می شود این فرآیند شامل فعالیت های زیر بوده است که به تفکیک به شرح آن ها می پردازیم:

۱- شناسائی وضعیت موجود

۲- بررسی وضعیت مطلوب

۳- تدوین پیش نویسی روش اجرائی

۴- بررسی روش اجرائی جدید و نهایی کردن آن

۵- توجیه عوامل اجرائی کار

۶- انجام روند تصویب و ابلاغ فرایند

شناسائی وضع موجود در وهله ی اول بایستی وضع موجود و گردش کار فعلی فرآیند رسیدگی به صورت وضعیت های پیمانکاران شناسائی و بررسی می شد. برای این کار ابتدا افراد درگیر در واحدهای مختلف اعم از حوزه های فنی و مالی شناسائی و با افراد کلیدی این حوزه ها جلسات توجیهی تشکیل و از ایشان خواسته شد که عوامل دست اند کار را توجیه و توصیه و ترغیب به همکاری و ارائه اطلاعات بنمایند سپس با تشکیل کار گروهی مرکب از کارشناسان و مدیران قسمت های فنی ومالی گردش کار فعلی رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران به تفکیک در حوزه ی مالی و حوزه های مرتبط قبیل از ارجاع به امور مالی تهیه شد. در بدو امر مشخص گردید که اساسأبرخی از مراحل انجام کار زائدو حذف آن ها نه تنها در ماهیت کار اثرگذارنیست بلکه درسرعت انجام فرآیند و تقلیل زمان رسیدگی بسیار مؤثر خواهد بود.

مثلا پس از دریافت صورت وضعیت توسط دبیرخانه شرکت بایستی حداقل هفت مرحله طی شود تا به امور مالی برای رسیدگی احاله گردد که در این میان می توان دو مرحله وقت گیر را از این بخش که صرفاً یک ارجاع می باشد که همین ارجاع به دلیل مشغله کاری مسئول مربوطه ممکن است مدت زمان زیادی را به خود اختصاص دهد از کار حذف گردید.البته لازم به ذکر است که گاهی با یک تفویض اختیار محدود می توان بسیاری از گلوگاه هارا حذف کرد که در اینجا همین عمل صورت گرفت. شکل های ۲ و ۳ وضعیت موجود قبل از اجرای پروژه و گردش کار پیشنهادی رسیدگی به صورت وضعیت های پیمانکاران را از بدو ورود صورت وضعیت تا دریافت توسط حوزه مالی شرکت نشان می دهد.