پس از آنکه در اتاقی مرجع به قدرلزوم (با به قدر امکان) منابعی را که به کار ما مربوط میشود تهیه کردیم، اقدام به یافتن شماره  فهرست هر یک از آن منابع مینماییم. این شماره ها که محل دقیق هر کتاب را در کتابخانه معلوم میکند. در بالا و سمت چپ Catalogue Cards) acts 4 شده که در کشوی ذکر شده نگهداری می شوند   (در کتاب های فارسی این شماره در بالا و سمت راست کارت قرار دارد). این شماره در دو یا سه سطرنوشته شده که باید آنرا به طور کامل یادداشت کرد.

سطر اول این شماره مربوط به تقسیمات کتابهای کتابخانه و سطر دوم مربوط به نویسنده و اثر او میباشد. معمولاً کتابخانه ها همه  کتابهای خود را طبق سیستم دیویی به ده قسمت زیرتقسیم میکنند (یا بهتر است بگوییم میکردند زیرا در بسیاری از کتابخانه ها به تدریج روش تقسیمات کتابخانه  کنگره امریکا را که در صفحه  بعد ذکر شده است جانشین آن میکنند):

به همین ترتیب تقسیم های جزیی وجود دارد که بالاخره منتهی می شود به تک تک A) f / r! کتابهای موجود در کتابخانه مانند ۱۴۳/ ۸۱۶ یا در سطر دوم تعدادی حرف و عدد وجود دارد که مخصوص نویسنده و عنوان هر کتاب است مانند C35a حرف C بزرگ (Cassard) حرف اول نام خانوادگی نویسنده است عدد ۳۵ شماره  خاصی نویسنده و حرف a کوچک (….ApprOVed)حرف اول اولین کلمه  عنوان کتاب است که این کتاب را از سایر آثار همین نویسنده جدا میکند. (شکل صفحه  بعد) در کتابهای انگلیسی و فرانسه سایر زبانهای لاتین اگر عنوان کتاب با حرف تعریف یا حرف اضافه شروع شود به حساب نمیآید و از اولین حرف اولین کلمه  اصلی عنوان کتاباستفاده می شود.