فهرست نهایی، تقریباً چارچوب اصلی ما در ساختمان نامه است تهیهٔ فهرست نه تنها کار نویسنده را آسان میسازد، بلکه فواید بی شماری در بر دارد از صبر جمله مانع فرار اندیشه های پرارزش و گریزان شده و به یاری حافظه شتافته و نخواهد از منافع دیگر تهیه فهرست، مرور بر آن و تعیین اولویت هاست. بدیهی است که وقتی – موارد زیاد s مختلفی در اختیار ما قرار داشته باشند: می توانیم مهمترین انها را انتخاب کرده و به ترتیب اهمیت ردیفشان کنیم. بدون تردید زمانی که یک نوشته، روال منطقی داشته باشد، ارزش بیشتر هم خواهد داشت.

در اینجا ممکن است این پرسش پیش آید که برای تنظیم یک نامه، چه قدر باید وقت صرف کرد؟ بهویژه برای کارمندان دولت که برخی از آنها می باید در روز چندین نامه تهیه کنند، چه گونه امکان دارد که درباره یک نامه این قدر دقت و وقت صرف کنند؟ در این مورد باید گفت که برای انجام هر کار تا زمانی که به صورت عادت در آید، مشکلاتی وجود دارد، اما به محض اینکه انسان به آن خو گرفت. و تسلط و تخصصی کافی به دست آورد، انجام دادن کار بسیار سهل میشود؛ به طوری که ممکن است در طول یک روز بیش.از ۱۵ نامه مختلف نوشته شود

۱- حضرت علی (ع) میفرمایند: «قید و العلم بالکتابه» نگهدارید علم را به نوشتن.

۲- یک مثل قدیمی از کشور چین: کمرنگ ترین قلم و نامرغوب ترین کاغذ، از قوی ترین حافظه در ضبط مطالب قوی تر است (مأخذ نامشخصی – تهیه طرح اولیه: گرچه طرح نامی مچای اداری به گونه ای با یکدیگر مشابه است؛ اما روال منطقی کار ایجاب می نماید که برای هر نوشته، چارچوب خاصی در نظر گرفت و این طرح را بر کاغذ آورد. سپس با فهرست تطبیق داده و بعد از حصول اطمینان از کارآیی .طرح، مرحله بعدی را شروع نمود