ضوابط مربوط به عنوان گیرنده

(به) و فرستنده (از) در نامه های خارجی نامه از طرف یکی از واحدهای سازمانی، وزارتخانه یا مؤسسهای به عنوان واحدهای سازمانی مشخص و مورد نظر در یک وزارتخانه یا مؤسسه دیگر نوشته می شود.
در این حالت عناوین گیرنده و فرستنده به ترتیب یاد شده در زیر خواهد بود:
در مقابل کلمه «به» عنوان وزارتخانه یا مؤسسه گیرنده نامه و سپس به فاصله یک خط . .تیره، عنوان سازمانی واحد موردنظر نوشته می شود
.در مقابل کلمه «از» عنوان واحد سازمانی فرستنده نامه ذکر میگردد مثال:
به وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی – اداره کل امور مالی از: سازمان اموراداری و استخدامی کشور در مواردی که برای فرستنده نامه امکان تعیین عنوان سازمانی واحد تابعه در وزارتخانه یا مؤسسه طرف مکاتبه وجود نداشته باشد، نامه به عنوان وزارتخانه یا مؤسسه دیگر نوشته می شود. در این حالت عناوین گیرنده و فرستنده به قرار زیر است:
در مقابل کلمه «به» نام وزارتخانه نوشته می شود. . .در مقابل کلمه «از» نام واحد تهیه کننده نامه نوشته می شود
به : وزارت امور خارجه . از: اداره کل کار پردازی بال یھی است که این گونه نامه ها به دفتر وزارتی یا دبیرخانه کل (دبیر خانه مرکزی) تحویل داده می شود و توسط متصدیان دبیرخانه و براساس ضابطه های مورد عملی در آن .سازمان، به واحد ذیربط ارسال میگردد نامه از طرف یکی از واحدهای سازمانی یک وزارتخانه یا مؤسسه به عنوان شخصی حقیقی خارج از وزارتخانه نوشته می شود. در این حالت، عنوان گیرنده و فرستنده به این :دحه اهل به در مقا: کلمه «به» نا شخصی مورد نظر نوشته می شود . در مقابل کلمه «از» نام واحد ذیربط ذکر می گردد. نام :مثال محسن از: ادا کا گ به ره کلا رگزینی در صورتی که طرف مکاتبه دارای سمت شناخته شده ای در یکی مؤسسات خصوصی باشد و مکاتبه به لحاظ وظایف و مسئولیت های شخصی وی صورت گیرد، در مقابل کلمهٔ «به» علاوه بر نام خانوادگی، سمت وی نیز بعد از یک خط تیره ذکر میگردد. مثال:
به: آقای حسن فرهادی -مدیر عامل گروه صنعتی…
از:اداره ی کل مالکیت های مرکز
ذکر عناوین و القاب و تعارفات متداول میان فرستنده و مخاطب نامه به هیچ وجه با ماشین نمی شود و در صورت لزوم به وسیله امضاکننده به طور مستی به اول جملات مربوط به مخاطب نامه یا آغاز نامه و یا قبل از امضا اضافه می شود. . .