اندازه و ابعاد نامه های اداری

در گذشتهٔ نه چندان دور، ضابطه ای برای انتخاب اندازهٔ کاغذهای اداری وجود نداشت. برهمین اساس سازمانهای مختلف در انتخاب قطع کاغذ دقت کافی به عمل نمی آوردند. فقط دستور چاپ سرلوحه نامه های اداری را به چاپخانه طرف قرارداد خود میدادند. چاپخانه ها نیز با سلیقه خود و با در نظر گرفتن اندازه و ابعاد کاغذهای موجود در انبار به چاپ اقدام میکردند. نتیجه این کار، تولید نامههای اداری در قطعهای گوناگون می گردید. این بیدقتی باعث می شد بعضی از نامه ها آن قدر بزرگ باشد که هنگام بایگانی قسمتی از آن پرونده بیرون آید و پارهای دیگر به دلیل کوچکی در لابلای محتویات

پرونده ها گم شود. از نظرگاه دیگر، مسئله کمبود تولید کاغذ در داخل کشور است که برای جبران آن ناگزیر به وارد کردن این کالا از خارج کشور می باشیم. استفاده از قطع های غیر استاندارد موجب دورریختن مقدار زیادی کاغذ به هنگام برش و به عنوان ضایعات .می باشد که پی آمد آن ضررهای ارزی غیر قابل جبران است یادآوری میکند که کاغذهای وارداتی و یا تولید داخلی در بازار تجارتی به طور معمول به دو صورت: بند و رول عرضه می گردند که خود تابع استانداردهای بین المللی است و می باید در برش های بعدی، استاندارد خاصی ملاک عمل باشد تا میزان ضایعات به حداقل برسد. به همین دلیل در سال ۱۳۶۹ به موجب بخش نامهٔ شماره ۹؛ ۱۰- ۹/۲/۳؛ نخست وزیری مقرر گردید که اندازه و ابعاد نامه های اداری در دو قطع به شرح زیر .استاندارد گردد

میلی متر ۲۱۰×۲۹۷     قطع بزرگ

میلی متر۱۴۸×۲۱۰ قطع کوچک

سپس این اندازه ها به وسیلهٔ مؤسسه استاندارد و تحقیقات صنعتی ایران به شماره ۳۷۹ در مهرماه ۱۳:۹ استاندارد گردید. در همان استاندارد برای سایر مصارف اداری دو استاندارد مختلف دیگر ارائه گردید. نحوه انتخاب کاغذ برای مکاتبات اداری بر طبق

– قطع ۴٫A – به اندازهٔ ۲۱۰ × ۲۹۷ میلیمترمخصوص نامه هاییاست  که از ۵ سطر صفحه a4 بیشتر باشد.

– قطع A5 – به اندازه ۱۴۸ × ۲۱۰ میلیمتر مخصوص نامه هایی است که از ۵ سطر ضفحه A5 کمتر باشد.