عنوان های گیرنده، فرستنده و موضوع نامه عنوان گیرنده نامه

منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی است که نامه به آن خطاب می شود. عنوان گیرندهٔ نامه با کلمه «به»  مشخص می شود

عنوان فرستندهٔ نامه منظور از فرستنده نامه عبارت از شخصی، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی است که نامه از طرف آن نوشته می شود. بیان کنندهٔ عنوان فرستنده نامه کلمه «از» باشد.

موضوع نامه منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است که مبین محتوای نامه باشد.

موضوع نامه با کلمه «موضوع» مشخص میگردد. متن نامه متن نامه مطالب و شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در ۱- استفاده از روش تعیین عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع نامه (به، از، موضوع) ابتدا در ارتش متداول گردید. با

این تفاوت که ابتدا عنوان فرستنده نامه و سپس گیرنده و موضوع (از، به، موضوع) ذکر می شد که در حال حاضر هم در ارتش و برخی از سازمان های انتظامی به همین صورت عمل می شود.

حقیقت هدف نامه است. متن نامه ممکن است کوتاه و در یک یا چند سطر باشد و یا در یک یا چند صفحه و هر صفحه در چندین بند (پاراگراف) تهیه و تنظیم گردد.

امضای نامه

۱- رکن اساسی هر نامه، امضای آن است. نامه بدون امضا سندیت ندارد و نمی تواند در

جریان کار اداری قرار گیرد. بنابراین مسئولیت نهایی هر نامه با فرد یا مقام سازمانی است

که نامه به وسیلهٔ وی امضا می شود. در اینجا منظور از مشخصات امضاکننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضا می کند و عبارت است از: نام و نام خانوادگی

گیرندگان رونوشت

منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی یا اشخاصی هستند که می بایدرونوشت نامه به عنوان UUT صادر گردد. گیرندگان رونوشت به طور معمول با عبارات ارونوشت به» مشخص می گردند (نمودار۱، نمودار اجزای متشکله نامه های اداری است).

در زیر برخی از نامه ها، نشانی دقیق سازمان و شماره تلفن تماس چاپ گردیده است.این اقدام در تسریع و مبادله ارتباطات بسیار مهم بوده و امید است که تمام سازمانها به همین ترتیب عمل نمایند